執行力─有效管理教會專案
王淑霏主任／教會發展中心

普遍來說，台灣教會在教會的五大功能—敬拜、團契、教育、事奉、宣教中，有一項是不論教會大小、強弱，都是五項功能中表現最強的，那就是事奉。

每間教會平均有69％信徒會參與事奉，每位事奉者大約參與2.2項事奉。但事實上，許多的事奉是效果不彰的，因為所有的事奉都是為了成全或提升敬拜、團契、教育、社區、宣教等功能而投入，當事奉吸納許多的人力、心力、時間、金錢，卻無法彰顯在敬拜、團契、教育、社區、宣教等功能上時，對事奉者而言，會是極大的挫折。

專案難度較高

「執行力」強調的是人的委身與付出，而「專案管理」是透過一套有計畫、有程序的方法，來進行教會事工的推展。因此，教會發展中心特別推出管理課程的研討，盼望藉由提昇人的執行與管理能力，來強化教會事工的品質。

但什麼是「專案」呢？專案是指為達成某特定目標，而集合資源並採取特殊運作方法的一種非常態性活動。因此，我們可以區分出重複性的事工並不屬於專案，比如：每週進行的主日崇拜、主日學、詩班等事工，都是屬於例行性事工，而不屬於專案。

但教會每年的節期事工，如復活節、聖誕節，就是專案事工。甚至每一場婚禮、喪禮，暑假所舉辦的夏令會、福音隊，教會所舉辦的特會，如：培靈會、佈道會、運動會、退修會等，都屬於專案的範圍。所以專案事工的困難度比一般事工高，不僅要採取臨時性的任務編組，形成一個新的團隊，又需在限期內完成特定目標，這都彰顯了專案存在的壓力與特性。

新事工首重領導

在市面上有非常多的專案管理叢書，對專案管理的定義都不盡相同，但我個人最喜歡的定義是：「專案管理其實是個想法，它是一種思考方式，思考怎麼去做事，同時思考如何去待人」。

所有的專案都是藉由人去完成的，因此人的執行力就牽涉到專案是否能夠如期、如目標地完成。所以在教會中，我們不該為做而做，若沒有事奉者，就不要開始新的事工，因為新的事工最需要的不是點子，而是領導。

下面就讓我們根據管理的四個程序：計畫、組織、領導及管控，依序介紹專案進行時應有的概念。

一、 計畫─專案成功的關鍵

美國Standish Group對美國的軟體專案進行調查，統計其中有多少專案是成功、失敗或是大幅變更，然後把每年調查結果公布在網站上。結果從1994年開始到現在，統計的結果都差不多。其中50％的專案面臨大幅變更、33％的專案宣告失敗，只有17％的專案是成功的。

如果這個比例也適用在教會的話，就表示教會的專案可能有高達83％無法達到原先的目標。經過專人研究之後，發現專案之所以失敗，經常是在一開始就決定了，而非在後面的階段。

感動不等於計畫

在教會中談論專案時，我們很容易分享「感動」，但「感動」卻不等於「計畫」。專案負責人若在專案一開始時，只分享「感動」，而沒有具體的計畫，就可能落入「大家都認同感動」，卻沒有人「去執行計畫」的景況。因此，一個好的計畫對專案是非常重要的，專案負責人需要清楚地讓每位成員知道「要做什麼」及「如何做」，團隊才可能為此效力。
「計畫」是什麼？「計畫」就是預先思考的過程。而擬定「計畫」有五個重要的程序，依序是禱告、2.設定目標、3.擬定行動步驟、4.編排時間表、5.編列預算。

1. 禱告：就是以禱告尋求上帝對該項計畫的心意。我們做神的工，就一定要確認我們所做的是符合神的心意。我們禱告不是為了要求神祝福我們所做的工，而是求神讓我們去做祂所賜福的事，神的賜福在哪裡，我們就快快跟上去。

2. 設定目標：就是專案預計達成的狀態，不只是量的衡量（output），也包括質的衡量（outcome）。設定目標前需要先確定計畫的時間長度，然後收集跟目標相關的現況作分析，最後才是設定目標。若不先瞭解現況，我們所設的目標就可能因過高而達不到，或者是因過低而缺乏信心。

3. 擬定行動步驟：這是指從現況要邁向目標，所需採用的各樣方法與努力。所採取的步驟需要符合「有效性」；步驟也需符合「可行性」，因為不切實際的作法會讓人氣餒。最後要整體評估，所有列出的步驟都實踐後，是否就能夠達到目標？這是「周延性」。

4. 編排時間表：將每項採取的行動排定時間，很重要的是如何分辨每項步驟的先後次序。在排時間表時，需要預留緩衝的時間。我個人習慣在到期日前10天要完成所有的任務。這樣當有延誤發生時，才有緩衝時間做預備。

5. 編列預算：有事工就會產生預算。已經在年度計畫中編列預算的專案就只需拿出來實施。除了考量經費之外，還需計算人力的投入、設備、空間的運用等考量。

二 、組織與領導─好的專案造就優秀團隊

眾所皆知，慕迪是位有名的佈道家，但他其實也是一位優秀的領導者。慕迪深信：去得到十個人來工作，比去做十個人的工作還好。他擅長在福音事工上，挖掘人才加入他的團隊中，他所採用的就是「組織」的概念。

有分工不等於有團隊，因為團隊應該是一群有相同目標且都想實踐目標的人，大家享受一起工作的感覺，而且能夠締造高品質的成果。所以領導者需要讓組織內每一個成員都知道「做什麼」及「如何做」。

領導先學會授權

當一個團隊形成時，代表這個事工無法單靠一個人來完成，因此充分的授權對團隊來說是非常重要的。而領導者需要扮演的主要角色就是：做出決策、激勵士氣和行政溝通。尤其是在教會的組織中，常常包含有不支薪的非全職同工（如：長執、小組長等），如何領導這樣的團隊，本身就是非常大的學問，再加上專案有其時間性的壓力，領導者就更要小心，不要讓自己掉進「執行」的當中。

當領導者自己埋首於執行時，就讓團隊陷入沒有人領導的景況中，這會讓團隊的運作失序。因此領導者必須學習「放下」自己去執行所產生的成就感與安全感，因為「執行」的工作都可以嘗試找到人來代替，但「領導」的角色卻沒有人可以取代。

彼得杜拉克說：「管理是為組織做出未經要求的貢獻。」意思是管理者會先看到可能發生的問題，就先想辦法去解決它，而不是坐著等問題發生後，再想辦法去解決它。所以，管理者應該是事先預知，而不是事後反應的人。

三 、管控─避免有頭無尾的事工

很多教會在專案結束後的檢討會議，常常只提出問題，卻沒有商討對策。以致教會的專案即使是每年都舉辦，但失敗的經驗卻沒有被突破及解決。我們需要對「管控」有正確的心態，管控是為了讓目標能如期完成，所以需要認真地面對專案實際進行的情況。當出現偏差時，該採取必要的措施來因應，而不是大家各做各的，有做就感恩，沒做就愛心包容，這不是正確的事奉態度。

事實上，許多檢討會議提出的問題，是早就該注意且可預防發生的，這就是管控的功能。專案要成功，就需要定期地召開會議，因為團隊成員需要透過開會得到資訊，問題需要被解決，而且專案的進展也是需要被評估。

教會其實可以建立一套「標準化」的作業系統，比如專案籌備時常常需要使用的「分工進度表」、「預算表」、「場地勘查表」、「講員需求表」、「攜帶物品表」、「報到流程」等。建立表格與流程是最好的管控方式，並且這樣的「知識管理」可以不斷地提供給其他事工參考使用。

四、 自我管理─提昇個人效益

對事奉者而言，除了要選擇做對的事，更重要的是要成為對的人。當我們能夠貼近神的心意並不斷地提升時，事奉的果效也就跟著擴大。

在學習怎麼做「專案管理」時，需要先學習「自我管理」。自我管理就是把重心擺在重要的事上，使自己更符合上帝的心意，更活出效能。而學習自我管理可以從時間管理開始，因為時間就是生命！

在時間管理上，有幾個陷阱是我們需要注意的：

陷阱一：拖延。對不喜歡做及不想做的事就容易拖延，但不急的事情一經拖延往往就變成緊急的事，壓力自然就跟著提高。因此，我們可以轉換想法，既然這件事非做不可，我寧願立即將它做完，以便儘早忘掉它。

陷阱二：事必躬親。領導者需要學習授權，讓自己可以更優先去做該做的事情。而對於一般的同工，當事情真的非常緊急需要處理時，要學會請求別人的幫助，而不是自己一個人悲情地默默在做，這樣反而會讓事情更加耽延。

陷阱三：有求必應。大部分的人都不習慣「說不」，但當我們花太多的時間在次要的事上，而排擠重要的事時，我們需學習「說不」。「說不」不表示沒愛心，如果只是一味的迎合別人的需要，卻無法做好分內該做的事時，我們需思想：受人歡迎重要，還是受人尊敬重要？

管理從自己開始

最後，養成以下幾個工作的習慣，對提升個人的效能，是非常有幫助的：1.守時；2.定期整理辦公環境；3.養成記事習慣；4.維持與上帝的親密關係；5.保持良好的體力，身心靈均衡地發展；6.瞭解自己每天工作時段的特性。

讓自己成為一個會自我管理的人，當面對教會管理中的事奉管理、專案管理等議題時，都將遊刃有餘。因為管理是從管理自己開始做起。

回首頁