精簡會議
夏忠堅

教會會議之多，實非教外人士所能想像，難怪教牧同工常開玩笑說，我們的工作是牧「會」，會議的會。

其實，會議過多常常是工作缺乏效率、溝通不良、領導不明確的症狀，因此，教會不能不重視「開不完的會議」這個問題。

要如何才能減少會議、簡化會議、加強議事效率？以下幾項建議或有參考之處：

一、不要開不必要開的會議

通常開會常有四方面的目的，1.告知；2.協調；3.集思廣益；4.共同決策。事實上，除了「共同決策」是比較需要透過會議來達成之外，其他的目的大半都可以用別的方式來執行。

譬如：要告知每位執事，教會本月的財務收支情況。只要寄給每位執事月收支報表，附註「有意見或諮詢者，請以電話和牧師洽詢」，這樣處理就夠了，何必專為此而召開會議？又如：某班主日學和某團契在教室使用上有時間的衝突，這也不用召開教育部和團契部的聯席會議，只要有處理方案，個別和該班老師及該團契輔導用電話洽談決定即可。再譬如：要召開執事會，以集思廣益討論全教會夏令會的地點。其實，只要發簡單問卷，請各執事按優先次序提出三個地點，收回問卷統計結果就可以決定地點，何必一定要開會。

所以，每次要發出開會召集書前，應該先問：「這是絕對必要開的會嗎？」

二、直接委派和授權

教會所以常有「開不完的會議」，最主要的原因常常是委派和授權不足。

教會要全面粉刷，會堂、教室要漆什麼顏色？需要執事會開會決定，而且討論了一個鐘頭還沒有結論。要不要買投影機？要買什麼廠牌的投影機？也要執事會開會決定，為了討論投影機，又花了一個鐘頭。教會真會自找罪受！其實在各部門年度計劃內、年度預算內的工作項目，就應該有足夠的授權去直接執行，而不必又要重新開會。對於跨部門、或年度計劃外的簡單事工，也可以授權某位同工或某部門直接執行。

對於主任牧師的授權更是要明確而且足夠。如果教會的每項事工都要透過開會決定、共同決策，其結果可能會是沒有人敢負責。那麼，教會就會像一部一直踩著煞車的汽車，油門再怎麼加也是枉然。

三、用其他方式取代聚集開會

將與會者召聚在一起開會，並不是唯一的開會方式，對於簡單的協調、集思、決策，其實可以透過「紙上會議」來進行（附表一）。台灣某教會要求教會執事必須購置家用傳真機，以方便經常進行紙上會議，而減少開會次數及時間。

如果設備得以配合（特別是都市教會），也可以約定時間進行「電話會議」。此外，利用BBS系統、全球資訊網路（WWW）、聊天室、即時通訊軟體（如MSN messenger、Skype等），可以供大家在電腦上作多人即時對談的功能，舉行「網絡會議」。

四、改進會議效率

教會的會議常常變成「漫談」，甚至變為「領袖團契」時間；開會中偏離主題、意見表達含混不清、各持己見相持不下......等現象更是常見的現象。

為了使開會更有效率，教會可以採取如下行動：

1.訓練主持會議技巧
召集必須常主持會議的同工（各團契主席、各部門負責、牧師、師母），為他們舉辦主持會議訓練，內容包括：如何控制會議時間、如何處理會議衝突、如何使議事流暢、如何組合議題重點、如何裁決、如何傾聽與表達、如何達成雙贏的協調.....等。（訓練應演講及操練並重。）

2.舉辦溝通訓練
召集必須常出席會議的同工（執事、委員、同工等），為他們舉辦溝通訓練。內容包括：如何快快的聽、如何慢慢（有系統）的說、如何協商.....等。（訓練應偏重操練）

3.完整的會前預備
每次會議的通知上，應附開會議程及議案說明，以使與會者有足夠的事先思考時間。若討論的議案較複雜，則必須預備相關的數據、成功或失敗的案例、效益評估、代價或預算、計劃、時間表、替代方案、損益分析....等等資料。正確而完備的資訊是正確決策的必要因素。

4.有效的會後跟進
會而不議、議而不決、決而不行，常是教會會議的通病，因此，決而有效行之，是改善會議的重要方法。會議之後不但要有正式的會議記錄，而且必須將會議記錄轉為會議管制表（附表二），以便議決事項能有效執行，以杜絕因為執行不力而又要開會。

五、邀請聖靈參與開會

初代教會為割禮問題而召開耶路撒冷大會，經辯論多時，首席使徒彼得陳述主要意見後，眾人默默無聲，聽巴拿巴、保羅見證上帝在外邦人中的作為，最後雅各起來作了結論（徒15:6-21）。其開會過程，似乎可以感受到聖靈在會議中的引導，莫怪會議之後的文告上說：「聖靈和我們，定意....」（徒15:28）

安提阿教會的差傳決策，更是因為聖靈主動說：「要為我分派巴拿巴和掃羅，去作我召他們所作的工」（徒13:2），而形成決議。

因此，聖靈參與會議中，是會議能否有效率的關鍵。通常，教會開會時都會請一位出席者作開會禱告。其實，我們所需要的是「一段長時間」的開會禱告。在長時間的開會禱告中為每一件議案禱告，聖靈常常藉著禱告來感動和說話，其結果是，開會討論的時間變得很短，因為聖靈已經感動了，所以大家意見就容易一致。而聖靈參與的決議，其執行的果效尤為顯著。

以上五項行動，如果還不能使教會的會議精簡，那麼最後一個方法，只好請大家再多「開」幾次「會」，來討論如何精簡開會了！

回首頁