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航向月刊
教牧BOX—開會囉!開好會議的秘訣
期數:2020/06
作者:夏忠堅牧師

無論政府部門、企業、工廠、學校、非營利組組織、教會…,都需要面對一個問題:會議愈來愈多,也愈開愈多!據調查,美國上班族每週平均必須參加10個會議,合計約佔一天到一天半的工作時間;經理人更慘,每週有一半以上的時間都在開會。

許多需要經常開會的人,對會議的看法都很負面。「會而不議、議而不決、決而不行」;「浪費時間、耽誤工作」;「解決不了問題,反而讓問題更複雜」,是會議最令人詬病的刻板印象。會議既是無法避免的集體溝通模式,那麼在教會中,我們
要如何才能開好會呢?

1.檢討與建立會議管理系統
確認每個定期會議的功能,廢止不必要的會議,減少定期會議的頻率。譬如,如果確認長老會議(小會)、執事會是教會決策性的會議,就可以考慮每3個月開一次就好了。至於需要常開的工作會報,就可以依照不同工作組別不定期召開,並只由相關工
作者參與會議。

2.提升會議效率:會前「準」

1) 目標準:想想會議是否有必要召開?先決定會議希望達成的結果。
2) 議程準:訂好會議議題與流程。
3) 資料準:準備足夠背景資料。
4) 人員準:邀請適當的人出席。
5) 時間準:召開時間恰當、時間掌握精準(一定要準時結束)。
6) 場地準:預備適合會議性質的場地。

3.提升會議效率:會中「穩」
1) 聖靈穩(邀請聖靈與我們一同定意 / 徒十五:28)
2) 禱告穩(用更長的時間同心禱告,可以讓會議時間縮短/徒六:6)
3) 主席穩(能引導討論、能用屬靈智慧裁決/ 徒十五:12-21)
4) 出席穩(只要相關人員出席討論/徒十五:6)
5) 內容穩(討論焦點集中、預備資料充足/徒十五:6-12)
6) 情緒穩(討論可以激烈,但情緒必須掌握/徒十五:12-13)

4.提升會議效率:會後「精」
1) 記錄精(會議決議必須精確/徒十五:19-21)
2) 分工精(決議執行分工要精確/徒十五:22)
3) 協調精(決議執行協調要精確/徒十五:25-27)
4) 管控精(決議執行成效必須精確掌握/徒十五:30-33)

5.善用會議工具
1) 對簡單的協商事項,用「小會議」是很好的會議模式。邀集相關的人在走道、辦公室、小會議室,僅用站立的方式,簡短會商,快速達成協議。
2) 使用社交媒體(如Line群組)開紙上會議,也是很省時間,又有紀錄可查的會議方式。
3) 使用視訊會議(如Line、Zoom、Teams),是更精簡時間的會議方式。
「開會囉!」但願開會成為享受工作、有效率工作的最佳途徑。